Workflow-Anwendungen ermöglichen die nahtlose Übertragung von Anfragen oder Elementen zwischen Personen und Systemen und stellen bei Bedarf Statusaktualisierungen und E-Mail-Benachrichtigungen bereit.
Professionelle Dienstleister oder Agenturteams, die ihre Zeit zu Abrechnungszwecken effizient erfassen, profitieren in hohem Maße von der Verwendung von Workflow-Anwendungen, um ihre Zeit effektiver zu erfassen.
1. Definieren des Umfangs des Workflows
Beim Erstellen eines Workflows ist es äußerst wichtig, seinen Umfang klar zu umreißen, um sicherzustellen, dass nur relevante Datensätze betroffen sind, wenn er ausgelöst wird. Dieser Schritt sollte typischerweise während der Planung erfolgen; Darüber hinaus wäre es ratsam, einen Änderungskontrollprozess einzurichten, falls während der Entwicklung des Workflows etwas Unerwartetes passiert. Ein eindeutiger und konsistenter Umfang ist einer der Grundpfeiler für ein erfolgreiches Projektmanagement.
Sobald Ihr Handlungsspielraum für einen Arbeitsablauf klar festgelegt ist, sollte der nächste Schritt darin bestehen, dessen interne Struktur zu entwerfen. Abhängig von seiner Größe und Komplexität können bei seiner Erstellung verschiedene Werkzeuge eingesetzt werden; Einfachere Prozesse können automatisierte Aufgabenverwaltungs-Apps wie Asana verwenden, während komplexere Prozesse möglicherweise dedizierte Plattformen wie Microsoft Dynamics CRM/365 oder andere Apps der Enterprise-Klasse für die Implementierung erfordern.
Im Rahmen der Entwurfsphase ist es außerdem wichtig, mögliche Engpässe zu identifizieren, die den Arbeitsablauf behindern könnten. Solche Engpässe können durch Faktoren wie menschliches Versagen, begrenzte Ressourcen oder Missverständnisse zwischen Teammitgliedern entstehen. Durch frühzeitiges Erkennen dieser Engpässe können Maßnahmen ergriffen werden, um sie zu beheben und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu optimieren.
Die Festlegung der Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds innerhalb eines Teams ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben zügig erledigt werden, und gleichzeitig Verwirrung und Frustration zu vermeiden, indem die Rollen und Pflichten aller im Arbeitsablauf geklärt werden.
Bei ordnungsgemäßer Umsetzung kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen für jedes Unternehmen von großem Wert sein. Sie spart sowohl Zeit als auch Geld durch weniger Papierkram, den Wegfall manueller Aufgaben, eine verbesserte Teamkommunikation, die Automatisierung von Prozessen und die Identifizierung von Engpässen.
Zumindest ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen die Einschränkungen der Workflow-Automatisierung und deren Auswirkungen auf ihre gesamten Geschäftsprozesse verstehen. Wenn Sie beispielsweise einen Workflow festlegen, der für alle Datensätze im CRM ausgelöst wird, kann dies zu widersprüchlichen Datensätzen zwischen einzelnen Benutzern führen. Es ist auch wichtig, dass sie wissen, was passiert, wenn ihr Arbeitsablauf fehlschlägt; Sollte während der Verarbeitung ein Fehler oder ein Problem auftreten, sollte dies zusammen mit den Details aufgezeichnet werden, damit es später korrigiert werden kann.
2. Identifizieren der Engpässe
Engpässe in den Arbeitsabläufen können eine enorme Ursache für geschäftliche Probleme sein und zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und unzufriedenen Kunden führen. Ihre Hauptursachen liegen in begrenzten Ressourcen (Ausrüstung, Personal und Technologie), Zeitbeschränkungen und Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Eine Möglichkeit, Engpässe zu erkennen, besteht daher darin, den Arbeitsfluss durch jeden Prozessschritt zu beobachten und alle Phasen zu notieren, die länger als erwartet dauern oder eine Überlastung aufweisen ; Beachten Sie alle Abhängigkeiten und Übergaben zwischen den Phasen, die zu Engpässen führen könnten, da dies bei der Ermittlung der Grundursachen hilfreich ist.
Das Auffinden von Engpässen ist möglicherweise nicht immer einfach. Eine frühzeitige Erkennung ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um vorbeugende Maßnahmen ergreifen zu können, bevor sie Ihrem Unternehmen irreparablen Schaden zufügen. Engpässe können zu Unzufriedenheit der Kunden, verlorenen Einnahmequellen, hohem Stressniveau bei Teammitgliedern und allgemeiner Unzufriedenheit innerhalb eines Unternehmens als Ganzes führen.
Um Engpässe in Workflow-Prozessen zu identifizieren, ist es wichtig, zwei Hauptkategorien von Engpässen zu verstehen: systembasierte und leistungsbezogene Engpässe. Systembedingte Engpässe entstehen durch veraltete oder langsame Systeme oder Software; Beispiele hierfür sind manuelle Archivierungsprozesse, die zu lange dauern, Drucker, die zu lange zum Drucken von Dokumenten benötigen, und Workflow-Management-Software, die Ihren Geschäftsanforderungen nicht entspricht. Um Engpässe in Arbeitsabläufen effektiv zu beheben, müssen auch leistungsbezogene Engpässe sorgfältig berücksichtigt werden.
Leistungsbezogene Engpässe entstehen aufgrund von Leistungsproblemen einzelner Teammitglieder. Beispiele für leistungsbedingte Engpässe können verpasste Fristen, schlechte Kommunikation und die Unfähigkeit sein, mit der Arbeitsbelastung Schritt zu halten. Es ist möglicherweise nicht einfach, einen solchen Engpass zu erkennen, bis Sie eine Leistungsanalyse Ihres Teams durchführen. In einem solchen Fall könnte eine Analyse mehr Klarheit schaffen.
Sobald Sie Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf identifiziert haben, ist es wichtig, dass sofort Maßnahmen ergriffen werden. Die Analyse von Daten aus Leistungsanalysen und die Identifizierung der Grundursachen von Engpässen sind wirksame Methoden, um sofortige Maßnahmen zur Beseitigung und Vermeidung zukünftiger Engpässe zu ergreifen. Wenn Sie diese Maßnahmen frühzeitig ergreifen, stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow voll ausgelastet ist und eine hervorragende Ausgabequalität liefert, was letztendlich zu einer verbesserten Produktivität und höheren Gewinnen für Ihr Unternehmen führt.
3. Identifizieren der Grundursachen der Engpässe
Sobald Sie Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf identifiziert haben, ist es wichtig, deren Ursachen zu ermitteln. Engpässe können durch unzureichende Ressourcen oder veraltete Ausrüstung verursacht werden. oder vielleicht aufgrund von Änderungen in der Art und Weise, wie der Arbeitsablauf ausgeführt wird, oder aufgrund von Veränderungen im Geschäftsumfeld.
Beispielsweise treten Netzwerk- oder Storage-Fabric-Engpässe auf, wenn zu viele Serverressourcen wie CPU-Leistung, Arbeitsspeicher oder Ein-/Ausgabekapazitäten miteinander in Konflikt geraten. Dies führt zu einer drastischen Verlangsamung des Datenflusses, was zu Verzögerungen führt, die sich auf die Anwendungsleistung auswirken und letztendlich die Benutzerzufriedenheit verringern.
Diese Engpässe sind möglicherweise nicht immer mit bloßem Auge sichtbar. Sie erkennen sie möglicherweise an verpassten Fristen, verspäteter Kundenarbeit oder anderen Indikatoren dafür, dass Ihre Prozesse leiden, achten Sie aber auch auf subtilere Indikatoren wie häufigen Stress unter Teammitgliedern oder allgemeine Unzufriedenheit mit der Art und Weise, wie die Arbeit verwaltet wird.
Engpässe können kurz- oder langfristiger Natur sein, aber alle führen zu einem Ergebnis: Verzögerungen. Vorübergehende Probleme, etwa wenn eines Ihrer wichtigsten Teammitglieder aus irgendeinem Grund abwesend ist, lösen sich nach seiner Rückkehr in der Regel recht schnell von selbst; Hartnäckigere Probleme wie veraltete Geräte, die den Produktionsanforderungen nicht mehr genügen, könnten länger zur Lösung benötigen.
In solchen Fällen könnte es möglich sein, den Druck auf einen Engpass zu verringern, indem die Arbeitsbelastung verringert und der Aufgabenerledigungsprozess beschleunigt wird, indem ineffiziente oder manuelle Schritte in ihrem Arbeitsablauf eliminiert werden.
Manchmal ist es eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Engpässe zu erkennen, indem man einfach die Beteiligten direkt befragt. Sie werden wahrscheinlich wissen, welche Schritte im Prozess Probleme verursachen, und Einblicke geben, wie diese verbessert werden könnten; Darüber hinaus haben sie möglicherweise Lösungen, wie dieses Problem am besten gelöst werden kann.
4. Identifizieren der Grundursachen der Engpässe
Engpässe können Geschäftsprozesse stark einschränken oder ganz zum Erliegen bringen und zu Arbeitsrückständen führen. Sie sind ineffizient und oft teuer; Um sie effektiv anzugehen, müssen Sie verstehen, warum sie auftreten, und mögliche Lösungen identifizieren, um Arbeitsabläufe und Prozesse zu verbessern.
Es gibt zwei Hauptkategorien von Engpässen: systembasierte und leistungsbezogene Engpässe. Ein systemischer Engpass entsteht, wenn eine Komponente die Kapazität eines Computersystems oder einer Anwendung einschränkt; beispielsweise wenn die Druckgeschwindigkeit unter den Zielwert fällt oder die Arbeitsmanagementsoftware die Projektanforderungen nicht erfüllt; Eine andere Möglichkeit, einen systembedingten Engpass zu erkennen, wäre die Betrachtung der Aufgabenerledigungszeiten. Wenn Aufgaben länger als erwartet dauern, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass es sich um leistungsbedingte Engpässe handelt.
Leistungsengpässe entstehen, wenn Personen oder Teams nicht über ausreichende Fähigkeiten verfügen. Beispielsweise können zu beschäftigte Teams nicht mit der Arbeitsbelastung Schritt halten, oder die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern kann zu einer Herausforderung werden. Das Erkennen leistungsbezogener Engpässe sollte unkompliziert sein: Achten Sie einfach auf Aufgaben, die länger dauern als nötig, und vergleichen Sie diese Zeiten mit ähnlichen Aufgaben, um potenzielle Engpässe zu erkennen.
Langfristige Engpässe können schwer zu erkennen sein, da sie im Laufe der Zeit zu einem Teil Ihres Geschäftsprozesses geworden sind. Darüber hinaus kann sich die Behebung dieser Engpässe als schwierig erweisen – das heißt, ihre regelmäßige Identifizierung durch eine produktive Geschäftsprozessanalyse kann für die Verbesserung ihrer Situation von entscheidender Bedeutung sein.
Eine wirksame Strategie zur Identifizierung von Engpässen und deren Ursachen ist die Verwendung eines Fischgrätendiagramms. Dabei stellt der Kopf des Fisches seinen Flaschenhals dar, während seine Rippen mögliche Ursachen darstellen. Mithilfe dieses Tools können Sie leicht Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht, und Möglichkeiten zur Lösung dieser Probleme entwickeln. Mit diesem Ansatz können Sie Engpässe in Ihren Geschäftsprozessen beseitigen und gleichzeitig die Produktivität steigern. Das Erkennen und Analysieren von Engpässen ist daher ein entscheidender Schritt zur Verbesserung der Produktivität und zur Steigerung des Gewinns.